How to – Relocation to Germany

Was heißt eigentlich Ankommen, wenn man für einen Job nach Deutschland zieht?

Diese Frage klingt erst einmal weich. Nach Gefühl, Sprache, Kultur, vielleicht Wohnungssuche. Im Gespräch mit Carina Busch wird sie sehr schnell ziemlich konkret. Ankommen heißt dann: Visum, Aufenthaltstitel, Krankenversicherung, Bankkonto, Anmeldung beim Bürgeramt, Ausländerbehörde, Dokumente, Fristen, Wartezeiten, Rückfragen. Und irgendwo dazwischen ein Mensch, der gerade sein Heimatland verlassen hat und wissen möchte, ob das alles klappt.

Carina Busch ist Co-Gründerin und CEO von jetztpat aus Stuttgart. Gemeinsam mit ihrer besten Freundin hat sie ein Relocation- und HR-Startup aufgebaut, das Unternehmen und internationale Fachkräfte durch den Fachkräfteeinwanderungsprozess begleitet. Digital, aber bewusst persönlich. Für mich war das Gespräch interessant, weil es ein Thema sichtbar macht, das politisch oft groß besprochen wird und im Alltag dann an Formularen, Zuständigkeiten und überlasteten Personalabteilungen hängt.

Von Japanologie zu Fachkräfteeinwanderung

Carina hat Japanologie studiert, spricht fünf Sprachen und hat später einen Master in Business Administration und Marketing Management abgeschlossen. Sie erzählt, dass nach dem Abitur nicht sofort ein fertiger Berufsplan da war. Es gab ein Sprachtalent, Interesse an BWL und den Rat eines Studienberaters, sich mit einer Sprache abzuheben, die nicht alle wählen.

So kam Japanologie in den Blick. Es war keine schon lange geplante Mission, eher eine Mischung aus Sehnsuchtsort, Sprache, Kultur und ein paar popkulturellen Spuren, die viele aus den Neunzigern kennen. Sie sagt über das Studium, dass ihr vor allem die Sprache, die interkulturelle Kommunikation und der Auslandsaufenthalt geholfen haben. Wer jung allein in eine andere Kultur gehe, entwickle ein anderes Mindset und mehr Empathie.

Das klingt im Rückblick sehr passend für jetztpat. Denn Relocation ist im Kern keine reine Verwaltungsdienstleistung. Sie beginnt bei der Frage, ob jemand versteht, was in einem neuen Land gerade von ihm oder ihr verlangt wird. Ein Formular ist schnell ein Formular. Aber was dahintersteht, wie verbindlich es ist, was passiert, wenn es fehlt, und warum eine Behörde Wochen braucht, ist für Menschen ohne Erfahrung im deutschen System nicht selbstverständlich.

Die Idee entsteht an den Stellen, an denen der Support nicht reicht

Der konkrete Anstoß kam stark über Carinas Mitgründerin. Sie hatte mehrere Jahre in Japan gelebt und gearbeitet und später in Deutschland in japanischen Unternehmen erlebt, dass Expats zwar oft formalen Relocation-Support hatten, aber im Alltag trotzdem Hilfe brauchten. Übersetzen bei der Ausländerbehörde. Mitgehen zu Terminen. Erklären, wie eine Waschmaschine funktioniert.

Solche Beispiele wirken im ersten Moment klein. Genau darin liegt ihre Bedeutung. Wenn jemand neu in Deutschland ist, ist die Waschmaschine kein bloßes Haushaltsgerät. Sie steht für ein System, dessen Regeln man noch nicht kennt. Für Carina und ihre Mitgründerin entstand daraus die Frage, ob man diese Welten besser zusammenbringen kann: interkulturelles Verständnis, sprachliche Nähe, digitale Prozesse und eine Betreuung, die die konkrete Person sieht.

Bei japanischen Expats beobachtet Carina zum Beispiel ein hohes Bedürfnis nach Prozessklarheit. Sie wollen wissen, was passiert, was der nächste Schritt ist und warum bestimmte Dinge getan werden müssen. Bei der Wohnungssuche kann eine Badewanne wichtiger sein, als viele deutsche Vermieterinnen und Vermieter vermuten würden, weil sie kulturell Teil eines Feierabendrituals ist. Das sind keine netten Randnotizen. Für Relocation sind solche Details Arbeitswissen.

Bürokratie ist auf Englisch immer noch Bürokratie

Im Zentrum von jetztpat steht die Bewältigung der Bürokratie rund um Fachkräfteeinwanderung. Unternehmen und ihre internationalen Fachkräfte werden bei Visa, Aufenthaltstiteln, Krankenversicherung, Bankkonto, Anmeldung und Behördengängen unterstützt.

Carina beschreibt sehr nüchtern, wo der Schmerz sitzt. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen landet diese Arbeit in der Personalabteilung. Oft ist das eine einzelne Person, die ohnehin Verträge, Onboarding und Personalthemen trägt. Selbst wenn man sich schon ganz gut mit einem Visumsprozess auskennt, rechnet Carina mit rund 20 Arbeitsstunden pro Antrag. Wenn ein Unternehmen regelmäßig internationale Fachkräfte aus Drittstaaten einstellt, wird daraus schnell eine erhebliche Belastung.

Ihr Vergleich ist gut: Man kann seine Steuererklärung selbst machen. Viele geben sie trotzdem an eine Steuerberatung, weil sie wollen, dass der Prozess korrekt läuft, weil ihnen Zeit fehlt oder weil Expertise an bestimmten Stellen den Unterschied macht. So versteht Carina auch die Dienstleistung von jetztpat.

Dabei verspricht sie kein rotes Telefon in die Ausländerbehörde. Sie sagt klar, dass es keine Sonderleitung gibt, über die jetztpat anrufen kann und dann werden alle Vorgänge priorisiert. Der Nutzen liegt woanders: wissen, welche Behörde wie arbeitet, welches Verfahren sinnvoll ist, welche Unterlagen gebraucht werden, wo nachgehakt werden muss und wie man Menschen durch Wartezeiten begleitet, ohne falsche Sicherheit zu geben.

Ein Satz von Carina bringt viel auf den Punkt: Bürokratie ist ja auf Englisch trotzdem noch Bürokratie. Wer einmal einen Brief vom Finanzamt gelesen und selbst kurz nicht gewusst hat, ob nun etwas Schlimmes passiert oder nur eine Nachzahlung ansteht, versteht sofort, was sie meint.

Warum B2B für jetztpat der logischere Weg ist

Ein großer Teil unseres Gesprächs dreht sich um die Frage B2B oder B2C. Relocation betrifft einzelne Menschen sehr direkt. Gleichzeitig zahlen im B2B-Modell Unternehmen für einen Prozess, den sie wiederholt brauchen und dessen Folgen sie gut kennen.

Carina sagt, dass für sie früh klar war: Wenn jetztpat skalieren soll, trägt B2B stärker. Im B2C-Modell ist der Bedarf oft einmalig. Eine Person braucht Unterstützung, bekommt ihr Visum oder ihren Aufenthaltstitel und ist dann erst einmal mehrere Jahre versorgt. Danach beginnt die Suche nach der nächsten Person von vorn. Dazu kommt: Die Zielgruppe ist sehr spezifisch, international verteilt und oft preissensibler, je nach Herkunftsland, Einkommen und Erfahrung mit bezahlten Dienstleistungen.

Unternehmen kennen den Schmerz. Sie wissen, wie deutsche Behörden funktionieren können, dass interne Zeit fehlt und dass ein schlechter Prozess das Onboarding belastet. Für sie ist Relocation Teil von Mitarbeiterbindung. Wer internationale Fachkräfte gewinnt, lädt Menschen in ein Land und in eine Organisation ein. Die erste Erfahrung mit Deutschland ist dann oft auch die erste Erfahrung mit dem neuen Arbeitgeber.

Das ist eine wichtige Perspektive. Wenn der Start schon aus Unsicherheit, Warten, unklaren Rückmeldungen und Amtsstress besteht, prägt das die Arbeitsbeziehung. Wenn jemand gut begleitet wird, Informationen bekommt und sich mit Fragen melden kann, fühlt sich derselbe Prozess anders an.

Digitalisierung schafft Zeit für die menschlichen Stellen

jetztpat setzt auf digitale Prozesse. Carinas Mitgründerin bringt Erfahrung in Prozessdigitalisierung mit, Carina selbst bringt Marken-, Marketing- und Zielgruppenwissen aus ihrer Arbeit als Brandmanagerin ein. Im Gespräch wird aber deutlich, dass Digitalisierung hier kein Selbstzweck ist.

Carina formuliert es sehr klar: Durch schnellere Bürokratiearbeit bleibt mehr Zeit für die zwischenmenschlichen Themen. Genau das ist die interessante Spannung in diesem Geschäftsmodell. Es soll effizienter werden und menschlich bleiben. Denn im Relocation-Prozess gibt es immer letzte Meter, an denen Menschen miteinander sprechen müssen.

Manche Expats sind entspannt, weil sie schon in anderen bürokratischen Ländern gelebt haben. Andere werden nervös, wenn nach drei Wochen noch keine Rückmeldung kommt, obwohl zehn Wochen Wartezeit angekündigt waren. Dann reicht keine automatische E-Mail. Dann braucht es eine Person, die erklärt: Wir haben alles eingereicht. Die Voraussetzungen sprechen dafür, dass der Aufenthaltstitel kommt. Der Zeitpunkt bleibt offen.

Für Unternehmen ist das ebenfalls relevant. Sie kaufen Formularexpertise ein. Dazu kommen Beruhigung, Übersetzung, Nachfassen und ein professioneller Umgang mit Unsicherheit.

Gründen mit einer gewachsenen Vertrauensbasis

Neben Relocation sprechen wir über Carinas Gründerinnenweg. Interessant ist, dass jetztpat nicht ihre erste Idee war. Es gab vorher Onigiri für die Stuttgarter Königstraße, eine App-Idee rund um gemeinsames Mittagessen im Unternehmen und eine Marke zum Thema Frauengesundheit. Manche Ideen kamen weiter, andere schliefen ein. Corona stoppte einen Ansatz, andere Projekte verloren ihren Partner.

Was Carina fehlte, war ein Sparringspartner auf Augenhöhe. Sie sagt, sie arbeite gern frei, brauche aber auch Rückversicherung. Dass sie jetzt mit ihrer besten Freundin gegründet hat, ist deshalb kein hübsches Detail am Rand. Es ist Teil der Gründungslogik. Die beiden kennen sich seit rund 22 Jahren. Vertrauen war für Carina eine Voraussetzung, weil sie selbst nicht schnell Vertrauen fasst, nur weil jemand nett wirkt.

Ich mag an dieser Stelle, dass die Folge gemeinsame Gründung nicht romantisiert. Vertrauen klingt weich, ist aber im Unternehmensaufbau eine harte Ressource. Wer ein Business miteinander aufbaut, muss Unsicherheit, Geld, Entscheidungen, Fehler, Kundendruck und sehr viel Ungeplantes aushalten. Eine lange Freundschaft löst das nicht automatisch. Aber sie kann eine Grundlage sein, wenn beide sie ernst nehmen.

„Lern deinen Pitch“

Am Ende frage ich Carina, welchen Rat sie anderen Gründerinnen mitgeben würde. Ihre Antwort ist sehr praktisch: Lern deinen Pitch.

Sie erlebt auf Networking-Veranstaltungen immer wieder, dass Gründerinnen nicht klar sagen können, was sie machen, welche Dienstleistung sie anbieten und welchen Mehrwert sie stiften. Für sie muss in weniger als drei Minuten klar werden, worum es geht. Der zweite Punkt folgt direkt daraus: nicht zu viel zerdenken, anfangen, Kunden suchen und früh prüfen, ob das Modell trägt.

Das ist ein unsentimentaler, hilfreicher Schluss für diese Folge. Denn genau darum geht es auch bei jetztpat. Eine Idee wird tragfähig, wenn sie ein reales Problem so klar versteht, dass andere Menschen ihren Wert erkennen. Bei Carina ist dieses Problem die Lücke zwischen politischem Wunsch nach Fachkräften und dem sehr konkreten Weg durch deutsche Bürokratie.

Wer hören möchte, wie Carina Busch über Japanologie, interkulturelle Kommunikation, Relocation, B2B-Strategie, Behördenprozesse und das Gründen mit der besten Freundin spricht, sollte sich die ganze Folge anhören. Es ist ein Gespräch über Fachkräfteeinwanderung, das sehr nah am Alltag bleibt. Genau dort wird es relevant.

Weiterhören bei Mutig und Klug fragt

Wenn Euch diese Folge interessiert, passen zwei Gespräche besonders gut dazu.